浅谈采购管理和库存控制之间的关系

为了达到库存控制的目的，首先需要分析需求，掌握需求规律，然后根据需求规律制定合适的订货策略和进货策略。然后根据订货策略和进货策略进行操作、实施。库存控制是一个系统工程，它涉及物资进、销、存各个方面。其中尤其对订货进货提出了更高要求。
货物采购管理工作就是直接进行货物进销存的管理工作，因此，货物采购管理当然要把库存控制作为自己的工作准则和基本工作。所谓工作准则，就是制定和实施货物采购工作的基本依据和工作好坏的判别标准。货物采购工作的好坏，就看你能不能实现以最小的库存水平来保障生产企业的原材料供应。所谓基本工作，也就是要把货物采购工作的每一个步骤、每一步具体工作都看成是库存控制的具体工作，都要自觉地为库存控制作贡献。也就是要把库存控制的思想融化到我们每一个具体的工作、具体的行动中去。这样，可以说，货物采购管理部门是企业库存控制的核心和司令部。它应该在企业的库存控制中起决定性的作用。企业库存控制的水平和科学化的程度，主要取决于货物采购部门的工作效果。
采购管理一个重要的原则，就是要实行库存控制。所谓库存控制，就是对库存量的控制。在生产企业，企业为了生产的需要，总需要有一部分原材料处在生产准备状态，也就是处在一种暂时等待状态，这些原材料从开始进入等待状态为止的阶段，就是库存货物。这种库存，有几种情况：
1、原材料库存。原材料是从市场上采购回来准备用于生产，但是还没有用到生产上之间的暂时等待阶段。
2、在制品库存。在制品是在生产过程各个工序之间的临时储存的工件、物料等，上个工序加工完了，应该到下一个工序，但是下一个工序还没有空出来，不能进入下一个工序的加工，不得不存放到仓库里、或者就存放在工位旁。所有各个工序都可能有在制品库存，一般都存放在在制品仓库中。这种在制品库存能够衔接上下工序，保障上下工序都能顺利进行。
3、产成品库存。企业的产成品生产出来以后，应该推向市场、供应给用户。但是不是每件产成品一生产出来就能推向市场的，总要形成一定的批量以后，才一起推向市场。有的时候，市场上暂时没有需求，那就需要等待更长的时间。这种从生产出来起，直到推向市场之前的阶段的产成品，就是产成品库存。产成品库存衔接供需保障生产和销售都能顺利进行。
4、流通库存。在流通企业，货物采购进来是为了销售出去。但是为了保证连续不断顺利地销售，需要有一部分货物处在暂时存放在仓库里，等待销售。流通企业里这种暂时处在等待销售状态的物资，就是流通企业的库存，或者叫流通库存。这种流通库存在不同的流通企业中都有，例如批发企业库存、零售企业库存等，都是流通库存。这种流通库存的作用，就是可以保障后续销售的持续进行，保障流通活动的圆滑化。
5、周转库存。在生产企业和流通企业中未准备生产和三小时而有意识暂时存放的库存，都叫周转库存。这种库存的特点，一是暂时存放，二是存放的目的是为了准备生产或销售，是为了衔接供需，缓冲供需之间在时间上的矛盾，保障供需各方都能顺利进行。
6、安全库存。是为了应付一些不确定性情况而有意识储备的库存，一般叫做安全库存。例如国家为预防灾荒、战争等不确定因素的发生而进行的粮食储备、钢材储备、麻袋储备等，就是一种安全储备。生产企业和流通企业中为预防一些随机性、偶然性因素的发生，也需要设立一些安全库存；安全库存的特点，一般存放期长，长期保存。存放的目的，是为了应付紧急的、意外的需求。一旦发生意外的、紧急的需求，可以从安全库存中予以满足。事后又将安全库存补足到额定水平。所以，安全库存要经常保持到额定值不变。
库存意味着资金的积压，而且要占用仓库进行存放，还要花费人力、物力、财力进行保管，这些都要增加费用、增加成本。所以库存量越高、库存时间越长，库存费用也就越大。所以从经济效益考虑，人们都希望降低库存，库存越小，费用就越小。但是库存又不能太小，太小则容易产生缺货，影响生产或销售。所以，在理论和实践上，根据企业具体的情况，都有一个最佳库存水平。在这个最合适的库存量水平上，既能够满意地满足货物需求，保障供应，又可以使库存总费用节省。因此无论是生产企业、还是流通企业，都在为追求这个最佳库存水平而千方百计地工作。所有这些为追求最佳库存水平而进行的工作，都是库存控制工作。
我们常说的库存控制，主要是对周转库存而言的。安全库存虽然也有一个库存控制的问题，但是那只是一次性的计算出安全库存量的额定值就可以了。平时只要维护这个额定值，另外不需要进行什么工作。而周转库存就不同了，它的订货、进货、库存、销售的全过程都需要纳入到库存控制的机制中去。因此，从平时看，库存控制工作主要大量反映在周转库存中。而库存控制对周转库存效益的影响是特别显著的。它可以在一定满足程度情况下，显著降低库存水平。